El trabajo desempeñado por los recepcionistas de los hoteles, suele abarcar mucho más que solo la tarea básica de encargarse de dar la bienvenida a los huéspedes.
Y es que normalmente se encarga de contestar llamadas, programar reuniones, responder mensajes y organizar recorridos, además de otros tipos de actividades enfocadas en la gestión y en el servicio al cliente.
Por eso, además de ser la imagen pública del establecimiento hotelero, tienen la función de lograr que los huéspedes logren sentirse bien atendidos, dar respuesta a sus consultas y atender sus reclamos, proporcionando soluciones acertadas.
Es por eso que resulta esencial que estén al día con las herramientas de organización online a su alcance. Motivo por el cual, en esta oportunidad estaremos señalando qué programas usa un recepcionista de hotel para optimizar sus labores.
¿Cuáles son los programas utilizados por el recepcionista de un hotel?
Con el paso del tiempo, existe una mayor variedad de avances tecnológicos, los cuales tienen gran utilidad dentro de los hoteles, al ayudar a optimizar el nivel de calidad que posee su servicio en recepción.
Software de gestión del hotel
Hay que destacar que la mayor diferencia que presenta el software de gestión para hoteles, consiste en que tiene la capacidad de centralizar gran parte de las funciones que hemos señalado con antelación.
Por ejemplo, a través de este programa se puede lograr una considerable mejora en torno al tiempo invertido en las actividades manuales, además de poder tener acceso a los registros y también lograr ponerse en contacto con los huéspedes de forma automática.
Esto se debe a que esta clase de software se encuentran especialmente diseñados tomando en cuenta la realidad que presenta un hotel, teniendo como propósito principal el facilitar tanto como sea posible las labores del recepcionista.
Un claro ejemplo de esto puede ser el uso de pantallas táctiles, las cuales ayudan a prevenir las colas alrededor del mostrador de recepción, además de proporcionar opciones para los huéspedes.
Otro buen ejemplo de esos programas que logran fomentar el aumento de calidad en torno a dicho servicio, consiste en el uso de robots como botones, entre otras cosas.
Pero en cualquier caso, algunos de los programas más usados por los recepcionistas para llevar a cabo sus tareas de forma óptima, suelen ser los siguientes:
Calendario online
Entre las herramientas principales que tienen un mayor uso dentro del área de recepción de los establecimientos hoteleros, sin duda, consiste en los calendarios en línea.
Este tipo de herramienta digital ofrece la oportunidad de lograr una organización agilizada y rápida, lo cual ayuda a prevenir errores habituales, por ejemplo, programar varias citas y/o recorridos a la misma hora u olvidar, eliminar cualquier cancelación, etc.
Cabe mencionar que hay distintos sitios web, los cuales actúan como un calendario en línea, por ejemplo, Google Calendar, DigiCal o Business Calendar, entre otros.
Skype
La comunicación dentro de los hoteles tiene que ser práctica y rápida, por lo cual resulta muy apropiado apostar por implementar la utilización de Apps de mensajería, dentro de las cuales se encuentra Skype, una alternativa bastante aconsejable.
Y es que la misma se puede usar con el fin de enviar mensajes cortos, por ejemplo anuncios, advertencias, e incluso preguntas para el personal u otros profesionales que laboren en el establecimiento.
Estos luego tienen la posibilidad de responder, en el momento en que tengan tiempo para hacerlo, sin necesidad de interrumpir sus tareas.
Motor de reservas online
Las reservas directas o privadas de esta clase de establecimiento, son esenciales para poder garantizar su salud financiera; en este sentido, un adecuado motor de reservas online dentro de la web oficial del hotel es ideal.
Ya que se presenta como una herramienta que logra proporcionar un mayor nivel tanto de independencia como de control, en torno al propio inventario del hotel.
Dropbox
El almacenamiento de diversos archivos, ya sean antiguos documentos de huéspedes o formularios que suelen llenarse de forma habitual, etc., son considerados también como parte de las labores de los recepcionistas.
No obstante, mantener cada uno de esos archivos en el ordenador podría resultar un riesgo, ya que si el equipo llega a descomponerse o presentar algún virus, lo más probable es que toda esa información termine perdiéndose.
Para este tiempo de situaciones existe Dropbox, un programa que ofrece la oportunidad de almacenar archivos dentro de la nube de manera completamente gratis.
De esta forma, permite a los recepcionistas cargar esos archivos que están a su cuidado y almacenarlos dentro del entorno online, teniendo acceso a los mismos a través de cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet.
WeTransfer
Destaca por tratarse de una herramienta online totalmente gratuita, la cual se enfoca en la transmisión de archivos de un modo eficaz, seguro y rápido.
Además, es muy sencilla de utilizar, ya que únicamente hay que asegurarse de cargar aquellos archivos que se quieren transferir, para que el destinatario pueda recibir un email donde se incluye el enlace necesario para su descarga.
Easy-rez
Consiste en una eficiente plataforma que puede ser usada por un recepcionista de hotel, debido a que ayuda a mantener un buen control de cada uno de los registros de las salas.
Y para lograrlo, solamente hay que introducir los datos de cada huésped, lo cual se hace de forma sencilla mediante el registro; de este modo es posible llevar a cabo un proceso de registro mucho más claro, preciso y rápido.
Para llevar a cabo sus tareas de la mejor manera posible, los recepcionistas de hotel suelen recurrir al uso de diversos programas que simplifican su trabajo.
